Suchst Du noch, oder Findest Du schon?

Zusammenarbeit im Team am Beispiel “Planung und Durchführung einer Veranstaltung”:

Es soll eine Veranstaltung geplant und durchgeführt werden. Wie läuft das üblicherweise ab:

Es wird ein Team gebildet. Verschiedene Themen müssen abgestimmt werden, Aufgaben werden erstellt und zugewiesen, es müssen Werbemittel beschafft werden. Räume werden reserviert, Angebote für das Catering werden eingeholt, die Drucksachen und Korrekturen abgestimmt, Eintrittskarten organisiert und die Reservierungen durchgeführt. Die eine oder andere Rede sollte vielleicht noch von der PR-Abteilung gegengelesen und korrigiert werden. Anschreiben werden verfasst – und ebenfalls wieder korrigiert. Dann gibt es vielleicht noch Fotos von der Veranstaltung. Anschließend werden Pressemitteilungen geschrieben, ein Bericht fürs Internet, und und und…

Ab sofort werden nun massenhaft Emails verfasst, Dokumente erstellt und wieder per Email verteilt. Die Dokumente werden weiter bearbeitet – und wieder per Mail versendet. Telefonate werden geführt, deren Ergebnisse irgendwo in den Köpfen der Mitarbeiter „gespeichert“ sind. Eigentlich wäre es sogar am Besten, öfter – vielleicht sogar täglich – kleine Besprechungen durch zu führen, um sich gegenseitig auf den aktuellen Stand der Dinge zu bringen.

Genau DAS ist aber undenkbar: Besprechungen kosten für alle Beteiligten sehr viel Zeit – von der gemeinsamen Terminfindung ganz zu schweigen. Auch ist es für manche Besprechungsteilnehmer müßig, unbeteiligt dabei zu sitzen, während dann die relevanten Dinge garantiert gerade DANN besprochen werden, wenn man gerade auf der Toilette ist – oder eben bei der Besprechung nicht teilnimmt.

Diese Art zu arbeiten ist sehr weit verbreitet. Und sie birgt einige Probleme mit sich:

  • Die Emailflut erschlägt die Teammitglieder.
  • Die verschiedenen Informationen liegen in Emails in den einzelnen Posteingängen der Mitarbeiter:
    fällt ein Mitarbeiter aus oder ist gerade nicht verfügbar, kann niemand die Auskunft zu einer bestimmten Frage geben.
  • Wie lange dauert es, bis per Email eine Antwort zu einer Frage kommt, die während des Projektes bereits fünf Mal beantwortet worden ist und bestimmt noch weitere fünfmal gestellt wird?
  • Ist diese Version einer Rede oder eines Anschreibens, oder Angebotes wirklich die aktuellste? Wer arbeitet alles an diesem Dokument? “Ich schick besser nochmal ein Mail um zu fragen…”. Aber an wen? Lieber gleich an alle Kollegen per „CC“ – damit es auch ganz sicher nicht übersehen wird und untergeht.
  • Wird bereits ein DMS (Dokumenten-Management-System) eingesetzt, werden dort häufig nur die harten Fakten abgelegt, wie Verträge, Rechnungen, Bescheide. Die einzelnen kleinen Informationen die wertvolle Hinweise sein können, WESWEGEN eine Entscheidung so und nicht anders getroffen wurde, und welche Argumente währende des Projektes dazu ausgetauscht wurden – die ERFAHRUNGEN aus diesem Projekt – bleiben wieder nur in den Köpfen der Teammitglieder.
  • Weitere Kollegen kommen zum Team dazu: wie viele Mitarbeiter müssen sich jetzt „,kurz“ Zeit nehmen, um einen Status über den Stand der Dinge zu geben, um wieder Informationen zusammen zustellen, die eigentlich bereits vorliegen. Aber eben nur verteilt auf verschiedene Mails in den Posteingängen der Teilnehmer.
  • Welcher Aufwand oder sogar Schaden kann entstehen, wenn mit der falschen – z.B. veralteten – Information weiter gearbeitet wird?


Eine Verbesserung ist in Sicht: Projekt-zentriert statt Personen-zentriert arbeiten

Nun gibt es die Möglichkeit, die Teams bei der Zusammenarbeit und bei der Bereitstellung von Informationen unterstützen, z.B. mit dem Aufbau eines Intranets auf der Basis Microsoft Sharepoint Server.

Hier gibt es z.B. die sogenannten „Besprechungsarbeitsbereiche“:

  • Es können die verschiedenen Aufgaben werden und Teammitgliedern zugewiesen werden.

  • Die Aufgaben wie auch die Informationen zu Anfragen und Angebote von verschiedenen Zulieferern / Catering, etc. stehen zentral für alle Teammitglieder jederzeit zur Verfügung, wenn man das möchte.
  • Wenn sich nun jemand einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge verschaffen will, kann er/sie die entsprechende „Webseite“ besuchen und sich die Informationen holen.
  • Auch können dort in Diskussionsrunden Entscheidungen kontrovers diskutiert und vorbereitet werden – und zwar auch asynchron, d.h., man kann die Ansicht eines Teammitgliedes zu jedem Zeitpunkt lesen und kommentieren, ohne dass zu dieser Diskussion alle Beteiligte gleichzeitig verfügbar sein müssen.
  • Lassen Sie sich vom System automatisch benachrichtigen, wenn es einen neuen Status zu einem Punkt gibt.
  • So kann sich jeder Beteiligte und Interessierte – jederzeit – einen Überblick verschaffen.

Übrigens: Wissen vermehrt sich, wenn man es teilt.

Kontakt: Thomas Tuttenuj,
tutti@gutura.de
, www.sie-wissen-mehr-als-sie-wissen.de

Impressum


Quellen: Die Comics sind aus dem Video: “Sharepoint in Plain English” (oder auf Youtube) von CommonCraft- unbedingt ansehen!
Gibts auch auf deutsch (etwas kürzer), Copyright Microsoft Coorporation., mit freundlicher Genehmigung durch Microsoft Deutschland.

Leave a Reply